終結冗長會議!傳授 7 個國外企業「高效開會」方法,進行會議前這3點請先做好確認!

終結冗長會議!傳授 7 個國外企業「高效開會」方法,進行會議前這3點請先做好確認!

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作者/女人迷原創製作所

談到開會這檔事,大家可能會有這些想法:耗時耗心力、常常沒有結論、影響到下個工作行程、不知道自己為何要開這個會⋯⋯。相信許多人都曾遇過這樣的問題。當會議無法有效地進行,一週十幾個會議,就可能成為拖延工作進度的絆腳石。那解決方法呢?當然有啦!接下來,編輯要分享如何展開高效會議,而國外企業如美國運通、Facebook、英國維珍集團有什麼樣的開會秘訣,來翻轉大家對會議的印象!

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會議前

會議目的

source:Canva

所有的會議都必須有明確目的,或者要解決的問題。這不只能幫助會議進行更有方向,也能吸引與會者投入,讓他們知道「我為何要排開工作,來參加這個會?」而美國運通(American Express)的副總裁 Christopher Frank 認為,你要能在五個英文字詞內,描述你的目的。他也曾在《Forbes》雜誌中提到,你對要溝通的資訊有清楚概念,才能確保所有人朝同一個方向前進。

     

會議流程

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會議流程如同指南針,能讓對話有明確方向。QualCare Alliance Network 的 CEO Annette Catino 在接受訪問時曾說:「給我會議流程,否則我不會坐在會議室。因為如果我不知道為何自己在這,你也不知道自己為何在這,那就沒有任何理由開會了。」Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 也堅持一定要有會議流程,才能確保所有項目踩點討論。當然,會議流程也能保持彈性,你不需要一一列出,但必須要包含目的。

     

開會地點選擇

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英國維珍集團(Virgin)創辦人 Richard Branson 認為,創新的空間可以激發創新點子,譬如咖啡廳,能激盪出新點子。如果是較為機密的內容,在廚房餐桌、客廳⋯⋯任何一隅都可以。偶爾脫離會議室和 PPT,也能讓腦子更清晰。

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會議中

準時開始

source:Canva

你有過這樣的經驗嗎?坐在會議室枯等半小時,就為了等待全員到齊。一小時的會議,參與的人若有 5 位,你就佔據了其他人共 4 個小時的時間開會。每個人的時間都很珍貴,即便身處高位,都應該要互相尊重。我們都明白,工作總有突發狀況,但若會議表定 8 點,就該 8 點坐定位,準時開始會議。當然,若與會者都已準備萬全,提前開始會議也很好!

     

先講結論

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省去無意義的引言吧!讓結論先行,再進一步討論細節、解決方法。很多人會花時間在描述事件,但是,要讓會議有效進行,最好的方法是先講結論,這需要花時間練習。建議你可以在會議開始前,打個簡單的草稿,幫助自己釐清結論、脈絡。

     

說話方法

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數字說話、數字說話、數字說話!我們常有個習慣,就是用形容詞描述:這次業績有很大幅度的成長、觸及率降低很多⋯⋯,成長多少?降低多少?透過數據能精確建立雙方共識。如果遇到無法量化的情況,也要使用讓彼此能達到共識的描述。

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行動總結

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在會議最後留三到五分鐘,討論下一步的行動,內容必須包含:這件事由誰負責、在何時完成。以行動作為總結,才讓這場會議有意義。你可以請所有與會人,使用這樣的語句:「誰會在什麼時間做完什麼事(Who will do what by when?)」訓練自己在高效討論後,清楚明白自己的下一步行動。

     

同場加映:如何做會議記錄

摘錄重點

source:Canva

你不需要打逐字稿,把每個人說的話都記錄下來。但在做會議記錄時,你應該包含以下幾點:會議時間地點、目標目的、具體行動、預計完成的時間。你也可以彈性增加其他項目,總之,做會議記錄的目的,是要讓與會人做後續追蹤。

      

內容具體

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如同前述,多使用數字說話,在做會議記錄時,也減少使用形容詞,譬如「很好、很棒、很低」,或者副詞「快速地、盡快地」。你不需要放入個人觀察,用客觀的角度書寫即可。

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在 24 小時內完成

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保持高效行動!在會議中,你可以視情況快速做會議記錄,而在會議結束後,給自己 5-10 分鐘的時間整理內容。如果你無法在會議結束後抽時間整理,也務必要在 24 小時內完成,維持討論的節奏以及熱度(而且不要太依賴自己的記憶力呀!)。這樣才有整理會議記錄的意義喔!

     

保持同步

source:Canva

做會議記錄的方法有很多,有人習慣用 Word,有人習慣使用雲端文件,無論你是哪一種,做完會議記錄後,不是發給大家就沒事了,最好能請所有人看看文件,是否有需要修正的地方,一方面確保大家都有收到文件,一方面也能請同事給回饋,看看語句順不順、邏輯通不通,讓未來會議記錄做得更好!

會議是一群人集結起來,交換想法、腦力激盪、共創改變的過程。所以一場會議,應該是讓所有人都享受其中,且賦予使命感的,我們都不希望讓會議流於形式,所趕快筆記上述的內容,在下次的會議中,一起實踐!

     

     

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