工作粗心的毛病,改得掉嗎?職場上常出包的8個情境,一次教你全破解!

工作粗心的毛病,改得掉嗎?職場上常出包的8個情境,一次教你全破解!

  • #工作
  • #粗心
  • #職場
  • #防呆
  • #工作效率
  • #能力
  • #社內加薪

Source:pexels.com@ekaterina-bolovtsovapexels.com@teona-swift

今年 5~7 月間,國內發生數次大規模停電,還掀起民眾紛紛查起自家電號的「分區限電之亂」,其中 5 月 13 日的大停電,波及約 400 萬戶,使台灣電力公司損失 4 億多元。然而,此次大停電並非天災或電力不足等不可抗力因素所致。經濟部的檢討報告指出,原因是一名操作人員,將原應開啟的編號 3542 隔離開關,誤操作為編號 3541 的開關,導致電廠多部機組跳機。

《零錯誤》將這類在經驗及技術範圍所及、理應駕輕就熟,卻還是會犯錯的情況,稱之為技術型錯誤,簡單來說,就是粗心大意。要排除這類錯誤,除了工作者提高自覺外,更多時候需要靠防呆機制避免。以下整理出8種技術型錯誤的情境,及破解方法。

延伸閱讀:居家辦公成趨勢!4個技巧讓你效率更高,工作與休息區要先劃分開,「衣服穿好」最重要!

                      

錯誤1. 數字算錯、輸入錯誤

Source:pexels.com@divinetechygirl

今年 3 月蝦皮購物網出包,將肯德基的 6 入蛋塔售價誤標為 35 元,造成民眾瘋搶 8 萬份。隨網購盛行,電商平台誤標或錯算單價、折數的消息時有所聞。在日常工作中,數字輸入與計算失誤,大概是最令人驚慌的低級錯誤,尤其在製作報價單或經費結算報告時,小錯誤也可能令公司蒙受巨額損失。

《優化法則.提升工作效率の聰明公式》一書指出,即使是用 Excel 等試算表格,也可能因數字複製、輸入有誤而出錯。且面對繁雜數字,工作者很難有精力確實驗算,這時可採用「末位計算」的驗算方法,快速降低出錯率。只要計算最末位的數字,並核對答案的最末位和一開始的計算結果的最末位是否一致。

延伸閱讀:換工作沒有你想像中的容易!離職前最該問自己這五件事,你是追求穩定還是勇於挑戰?

                      

錯誤2. 忘記帶東西

Source:pexels.com@fauxels

每逢大考,總會看到警車護送忘記帶准考證的考生到考場的新聞。根據國內大考中心統計,未帶有效證件應考,是每年違規事件的最大宗,以 2020 年學測為例,就有近 400 件,占超過一半。同樣的,拜訪客戶忘記帶樣品、文件等,也是一般工作者常犯的低級錯誤。《零失誤法則》一書建議,最好解法是設計「沒帶就出不了門」的機關,把一定要帶的物品,放在要穿出門的鞋子旁、掛在西裝外套前等,讓自己難以忽略。

若是像名片這種每天都要帶在身上的物品,《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》建議,預防疏忽的方法是在常用情境都放一盒,像是公司、家裡、名片夾、皮包,較不容易疏漏。

延伸閱讀:拼命工作卻不被賞識?5項最老闆看重的「工作者特質」,別賣力錯地方!

                     

錯誤3. 已經檢查卻沒找出問題

Source:pexels.com@fauxels

無論是文書作業或是生產線上的品管,多數企業為了防止程序疏漏、工作不確實,會採用雙重檢核(double check)。然而,由於人性相通,第一與第二個檢查的人,一開始也許會很認真檢查,但到了後頭容易抱著「反正還有別人幫忙看」的心態,態度就會鬆懈。

這時可透過「改變觀看方式」「改變狀態」來剷除失誤。試著將檢核表的項目順序顛倒,或改變抽查順序,例如原本是從右邊貨架開始抽查,就改為左邊。如此在進行雙重檢核時,能讓雙方感覺在檢查不一樣的東西,更容易抓出錯誤。

而如果是同一個人進行雙重檢查,則可試著在第一次照著老方法一個個核對,第二次用不同方法,像在數零錢或抽查物品數量時,除了一捆捆數,還能把每捆零錢疊好排列,目測每堆零錢是否等高。

延伸閱讀:30歲,你應該要得到「生活、工作」兩樣東西!但別浪費時間在加班

                      

錯誤4. 過度自信而疏於練習

Source:pexels.com@fauxels

明明是講過很多次的提案,只不過隔了一段時間,要講的時候發現很多細節都變模糊了?又或者是,花了很多時間和對方團隊打好關係,卻在商業場合上見面時,記不得每個人的名字和職稱?

為什麼很熟的事情也會忘記?根據德國心理學家赫爾曼‧艾賓豪斯(Hermann Ebbinghaus)的遺忘曲線,當下背得滾瓜爛熟的資訊,還是有可能在一天後忘記74%的內容。預防之道有二,一是針對容易遺忘的專有名詞進行拆解,像「時間不變性投資組合保險策略」拆成「時間不變性」「投資組合」「保險策略」,大腦會因容易辨識而更好記。二是讓環境恢復熟悉感。《一生都能好好記憶》舉例,像在演講台上放杯平常整理資料時會一邊喝的咖啡,這類環境小暗示能提醒大腦提取因緊張而卡頓的資訊。

延伸閱讀:對工作失去熱忱?5件事幫你找回對工作的熱忱,先別急著提離職!

                      

錯誤5. 沒確認細節

Source:pexels.com@polina-zimmerman

帶著老闆去拜訪重要客戶,結果到場後發現客戶還要一小時才會現身。錯愕的你重新檢查通訊紀錄後,發現是自己漏掉客戶昨晚的通知。《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》提醒,業務拜訪或出席典禮、記者會,這類時間、地點、來賓都可能隨時變更的活動,直到最後一刻都應再三確認。

例如一周前約好的會面,最好在會議前一天或當天早上,再次去電確認,而確認內容應包括約定時間、地點、溝通的議程、與會人員等,以防突然變動,還有處理的空間。

且面對重大拜訪,應提前探路,像是先到對方工作場所、活動場地打招呼,或與受訪者、與會者的左右手進行前訪,除了能更精確推估各個拜訪流程所需時間,也便於確認對方的敏感話題及禁忌事項,確保屆時現場不會有意外插曲。

延伸閱讀:猶豫年後要不要換工作?這8個警示告訴你:時候到了

                      

錯誤6. 未考慮設備失效的備案

Source:pexels.com@olly

日本在 2011 年,因大地震所伴隨的海嘯,漫過鄰近核電廠的防水牆,釀成福島核災。《零失誤》一書指出,核電廠犯下的疏忽,並非沒有預先築高防水牆,而是讓防水牆成為核電廠的「單項弱點」。

單項弱點的意思是,只要被攻破就無法挽回的致命傷。針對重要、高風險的事項應從設計上避免單項弱點,像專業攝錄影機,會有兩個記憶卡槽,一個壞了,另一個能馬上接手。但如果手上工具,無法針對單項弱點多加一層防護,則應採用多重貨源,也就是多一個備份,分散風險。

延伸閱讀:在家工作效率差 ?推薦你5種「時間管理法」,「番茄鐘」唐鳳也愛用、很愛拖的人最適合「帕金森定律」!

                      

錯誤7. 使用範本忘記修改

Source:pexels.com@olly

工作者常以沿用舊文或套用模板的方式來提高效率。但《為什麼你總是在忙著善後》一書提醒,疏漏最常在修改範本時發生。

使用範本時,可製作檢核表做最後查驗,以信件來說,要特別注意人物、公司名稱,及日期、地點,若是常用模板,可事先在通常需要修改的地方以紅字標示。檢核表還需要確認異常點,文件有沒有模板沒指出的特殊處。例如過去合約都是一年期,這次是簽半年期,需要加註哪些特殊條約,將異常點作為最後一道把關程序。

延伸閱讀:工作成癮不等於工作狂!心理學家帶你揭密「工作成癮」真相

                      

錯誤8. 行程重疊、撞期、遲到

Source:pexels.com@cristian-rojas

許多人都會以 Google 這類雲端行事曆整合所有行程。卻還是偶有行程撞期、遲到的慘案,多數時候是所處位置趕不上下個行程。《優化法則.提升工作效率の聰明公式》建議,除了在登記行程上應保留內勤(辦公室內的行程)間隔10分鐘、外勤(需外出拜訪)間隔 30 分鐘的習慣外,還要將登記行程分為「未定」「暫定」「確定」3 種階段。

未定與暫定的行程,人們常只依賴大腦記憶,便可能出現在該時段排入其他行程的風險。這時若能將預定行程的3種階段按照不同顏色登記,除了避免撞期,也可以提醒自己回頭追蹤未定行程。

                      

主圖來源:pexels.com@olly

原文出處:經理人

「報告晚交、會議晚到,沒關係啦!」部屬的差不多心態,主管能怎麼辦?

打錯針、給錯錢、記錯日期...職場的「低級錯誤」別怪部屬,可能是組織出了錯

     

加入Bella  LINE@ ,成為儂粉每周五抽時尚小禮

加入好友

cover
做自己,最時尚
DARE TO BE YOURSELF.
DARE TO BELIEVE.
Bella Logo black
Newsletter
訂閱我們的電子報,每週收到潮流時尚美容觀點
Social
Be our friend
加入 Bella 儂儂會員,可搶先試用體驗我們提供的產品
COPYRIGHT © 2024
NONG-NONG GROUP LIMITED ALL RIGHTS RESERVED.