• 在家工作效率差 ?推薦你5種「時間管理法」,「番茄鐘」唐鳳也愛用、很愛拖的人最適合「帕金森定律」!

    • by Edward
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    相比坐在辦公室,居家辦公(Work from Home)較能規劃自己的工作時間。如果自疫情以來,你工作的效率變低了,因瑣事難以專心、覺得迷失在時間分秒流逝中,那可能需要好好「時間管理」一下。跟各位分享 5 個現今流行的時間管理法,不論你是拖延症患者、腦袋容易高溫當機者,或是事情多到看不見明天的人,或許都能在這找到一個適合你的方法,提升效率與生活品質。

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    1. 番茄鐘工作法

    source:Luca Mascaro@flickr

    「番茄鐘」(Pomodoro Technique)之所以在前陣子登上熱搜,是因為行政院政務委員──唐鳳,稱自己就是使用這樣的工作方法。番茄鐘工作法由義大利人弗朗切斯科·西里羅 (Francesco Cirillo)創立,作法有 5 個步驟:

    1. 1. 決定一項待完成的任務。
    2. 2. 設定一個計時器(例 25 分鐘)。
    3. 3. 專注於執行任務 。
    4. 4. 計時器響起時,在一張紙上打勾。
    5. 5. 休息大約 5 分鐘。散步、聽音樂都可以,做一些與工作無關的事讓大腦休息。
    6. 接著重複步驟 2 到 5 ;打勾過四次後可以休息一次 20 至 30 分鐘的時間。

    番茄鐘工作法的主要精神就是「休息可以讓思維更敏捷」,比起長時間坐在桌子前工作,這樣的休息節奏可以讓你精力充沛,且降低受到其他外在事物的干擾(例如社群軟體)。

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    2. 醃黃瓜罐理論

    source:Nacho Fernández@unsplash

    這個方法可以簡單又迅速地幫助我們分清楚,究竟日常生活裡有什麼是重要的、什麼是不重要的,方法是:先在紙上畫出一個空玻璃罐,這代表我們一天有限的時間;然後依序放入岩石、鵝卵石和沙子。

      

    「岩石」代表今天要完成的最重要事項;「鵝卵石」代表必須完成的事,不過非當日,或可以交由其他人完成;「沙子」則代表那些會干擾你的瑣事,例如 Youtube 或 Instagram。然後從岩石開始到沙子,我們就能排出一張執行事項的時間表。建議可以搭配一點點「帕金森定律」,將「岩石」類別的執行時間縮短,這樣你可以留下時間做其他事情。

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    3. 時間阻塞法

    source:Marten Bjork@unsplash

    時間阻塞法(Timeblocking)是特斯拉執行長伊隆·馬斯克(Elon Musk),及微軟創辦人比爾‧蓋茲管理時間的方法。這個方法適合事項繁雜,容易有分心困擾的人。

      

    首先畫出一張分為左、右兩列的表格。左半邊,將一天24小時,切割成每半小時或一小時的「時間塊」;右半邊則將你今天要完成的事項填上(從寫報告到陪小狗玩或睡覺都可以),請預估好每件事要花多久時間完成,並在數件代辦任務之間留下一些些緩衝時間。如此一來,你會得到一份「今天什麼時間就該專注完成哪件事」的嚴密表格,接下來就是確實地執行它。看起來好像很陽春,就像小時候做過的暑假時間規畫表──事實上它陽春、有效又古老,最早可追溯至農業革命的人類,便採用類似的方法來規劃農耕的正確時候。

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    4. 帕金森定律

    source:Fakurian Design@unsplash

    「帕金森定律」(Parkinson's law)由英國歷史學家西里爾·諾斯科特·帕金森 (Cyril Northcote Parkinson)提出,他說:「預算之內,支出的需求會一直增加,直到所有資源被用完為止。」用來描述企業機構的現象,這在管理學的範疇內很複雜,不過當作時間管理法來用,意思是就是「壓縮時間來達到最大的工作效率」,很適合有拖延症、需要壓力刺激的人。

      

    例如設定作業時間,將原本睡前完成就好的報告,強迫自己在中午前就完成;4 小時能完成的事用半小時,1周時間的專案用 4 天;或到咖啡廳工作時故意不帶筆電充電器。有一個讓人津津樂道的金句,來自英國熱門詩選劇《黑鏡》的編劇查理·布洛克:「不要說什麼天分、運氣,你需要的是一個截稿日,還有一個不交稿就會把你頭打爆的人,然後你就會被自己的才華嚇到。」

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    5. 艾森豪矩陣

    source:Oliver Tacke@flickr

    「艾森豪矩陣」(Eisenhower Matrix)由美國總統德懷特·D·艾森豪所發明。在成為總統前,他曾在美國陸軍擔任二戰期間的盟軍指揮官,身為戰場上的決策者,他每天面對的問題都無比艱難,這時矩陣就能協助他規劃時間去管理重要任務。如果你擔任的是領導者、決策者,這會非常適合你。

      

    矩陣的 x 軸為「緊急」與「不緊急」、y軸為「重要」與「不重要」,接下來就能得到四個象限:1. 必須集中精力立刻完成的事  2. 重要但不緊急的事,要另外安排時間好好完成,可能是長期目標  3. 可以找人代為完成的事  4. 浪費你寶貴時間的事。理想情況為你只處理 1 和 2 區塊內的事,其他事情找可靠的人代為完成,或果斷從你的時間表內刪除。

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    參考資料:University of St. Augustine for Health Sciences"9 Proven Time Management Techniques and Tools | USAHS",艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix) :費的理想世界"讓時間管理及任務管理變得更簡單",Wikipedia"Timeblocking"

      

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