• 職場溝通效率如何提高?公關聖經教你「7C原則」:應以受眾的角度思考、建立「完整性」能增強說服力!

    • by Edward
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    開會是浪費時間嗎?開得沒效率才浪費時間,有效率的溝通是有訣竅的。公關領域中存在著歷史悠久的「有效溝通的 7C 原則」,是由美國公共關係專家 Scott M. Cutlip 和 Allen H. Center 於 1952 年在被譽為「公關聖經」的著作 Effective Public Relations(有效的公共關係) 中所開創。這些原則在電子郵件、提案、會議、傳播媒體等任何「溝通」中都能提升我們的效率;這 7 項原則也被後世的許多人引用和重新詮釋,以下提供的是最原始的版本,趕快筆記起來!

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    1. 清晰度(Clearness)

    source:Volodymyr Hryshchenko@Unsplash

    首先,你要明確地知道自己想說什麼。我們釋出的訊息應該要目的明確、語言清楚易懂,讓接收的一方人能容易理解。溝通過程中,確保你的思緒是乾淨的,一段句子只描述一種想法,省略多餘的訊息。

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    2. 簡潔性(Conciseness)

    source:Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk@Unsplash

    再來,我們應確保語言的簡潔,避免冗長與重複性的語句如過多的因為、就是、所以、然後等連接詞,讓接收訊息的人能不精神渙、不浪費時間,更容易理解你的想法。注意,「簡潔性」須建立在不違反其它 6 個原則的情況下。

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    3. 具體性(Concreteness)

    source:ThisIsEngineering@Pexels

    職場溝通中,彼此來往的訊息應該是有具體性的、明確的,而非模糊和籠統的。例如避免使用「很快」、「或許」、「有幾個」,而是提供確實的數字與可靠的事實,不要讓接收者有造成誤解的可能,還得心想「嗯......他大概是這個意思吧」。有具體性,你講起話來會更有自信心。

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    4. 完整性(Completeness)

    source:fauxels@Pexels

    完整性,代表完整地傳達所有關鍵訊息,不讓溝通結束後的受眾留下疑問或心想:「咦?就這樣嗎?」你得了解你的目標受眾是誰、他會需要什麼資訊、你提供的訊息又是否能完整給予「他想要的」或「他應該要的」。一次到位、避免漏失,是一個能有效節省成本的方式,也能大幅提高你的說服力。

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    5. 正確性(Correctness)

    source:Artem@Pexels

    正確性包括正確的語句(沒錯字或單詞的誤用),以及可信的消息來源與數據。錯誤使你的說服力大幅降低,職場上大概也沒人想聽錯誤的訊息。最好是能在準備時、發送前再三檢查,並確認你能明白自己每個字所代表的意思。與具體性有關,建立在事實之上的訊息也會使你更有自信心。

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    6. 設身處地(Consideration)

    source:Ketut Subiyanto@Pexels

    與完整性相關,「設身處地」意指你必須站在對方的立場去思考,如何讓這一場溝通變得有效。完整了解對方的背景、心態、需求、情感、知識水準等,將他「納入」進你們的溝通之中,建立良好的聯繫,維護他人的自尊心與情緒。

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    7. 禮貌(Courtesy)

    source:Brooke Cagle@Pexels

    這個想必是最多人在乎的,有禮貌的溝通是建立在友好、真誠、開放與尊重之上,並維持溝通的熱忱。不光是對你的受眾,溝通過程中若提到任何他者,都不該有歧視或侮辱性質的語句;在肢體語言方面也一樣,需有基本的尊重與禮儀。不禮貌,下次別人也不敢聽你說話了。

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    參考資料:seyens"The »7 C’s of Effective Communication« Applied to Science"、Forward Focus"THE 7 CS OF BUSINESS COMMUNICATION WITH EXAMPLES".

      

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